Niet harder maar slimmer werken: tien tips

Om een taak of project tot een goed einde te brengen, heb je voldoende tijd nodig. Toch is harder of langer werken niet altijd de juiste manier om je einddoel te bereiken. Soms moet je gewoon slimmer werken. Lees gerust even verder. 

“Wil je succesvol zijn en doelen bereiken, dan zal je hard moeten werken en veel uren moeten maken.” Dat wordt ons in ieder geval verteld. Toch is harder of langer werken niet altijd de sleutel tot succes. Het komt er vooral op aan om slimmer en eficiënter te werken, want zo bespaar je tijd. Tijd die je aan andere doelen, taken of gewoon aan jezelf kan besteden. 

Slimmer en efficiënter werken? Tien tips!

Hoe kan je nu daadwerkelijk slimmer en efficiënter gaan werken? Wij helpen je graag op weg met deze tien tips:

Tip 1: Start je dag met een plan

Er is niets erger dan je dag starten met een onduidelijk doel. Begin je dag daarom met je dagplanning: dat geeft overzicht en rust. Prop die dagplanning ook niet helemaal vol, maar bouw voldoende marge in voor onvoorziene zaken. Dat doe je door rekening te houden met welke taken voorrang krijgen en waar je deadlines liggen. Ben je bijvoorbeeld een ochtendmens? Doe dan de belangrijke en creatieve dingen in de voormiddag, wanneer je het meeste energie hebt. Als deze taken klaar zijn, kan je dag alvast niet meer stuk.

Tip 2: Hou je focus

Met andere woorden: doe niet aan multitasken. Zo win je tijd, maak je minder fouten en heb je minder stress. Negeer even al die telefoontjes of e-mails om af te handelen en focus je op één taak per keer. Zo kan je meteen jouw allerbelangrijkste doel afvinken om je daarna op andere doelen te richten. 

Tip 3: Zeg niet op alles ja 

Heb je wel eens de neiging om te snel ‘ja’ te zeggen, om je eigen ambities of je omgeving niet teleur te stellen? Uiteindelijk levert je dat maar weinig op: je levert vaak half werk en verliest snel het overzicht. Door je grenzen op tijd aan te geven en af en toe eens ‘nee’ te zeggen, bepaal je gewoon zelf jouw agenda. Ga bij elke taak bijvoorbeeld eens na of die aansluit bij je persoonlijke doelen op lange termijn. En soms zit je agenda gewoon vol, dat begrijpen je collega’s wel. Weet jij al waar je nee tegen wil zeggen? 

Tip 4: Behoud de controle over je agenda en maak meetings productief

Meer controle over je agenda geeft je meer grip op al je kostbare tijd. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je meetings of afspraken zelf in je agenda kan accepteren. Of blokkeer tijdsblokken op bepaalde dagen in de week om ongestoord door te werken. Heb je een (online) meeting? Houd dan telkens het doel van de meeting voor ogen en ga na of je echt aanwezig moet zijn. Zo plan je je tijd nog efficiënter in.

Tip 5: Doe het af en toe eens wat rustiger aan

Werk niet lang aan een stuk door, maar gun jezelf af en toe eens een pauze om je batterijen even weer op te laden. Zo blijf je alert en blijft je concentratievermogen optimaal. Ga buiten een luchtje scheppen, beweeg wat of relax even vóór je aan een volgende meeting of opdracht begint. Een moment van ontspanning is geen verlies aan tijd, maar draagt bij aan je productiviteit daarna. 

Tip 6: Bepaal de tijdslimiet van je taken vooraf 

Wist je dat je een taak meestal precies zal uitvoeren binnen de tijdspanne die je voor jezelf hebt opgesteld? Bepaal daarom vooraf hoeveel tijd je aan een taak wilt spenderen en werk je taak effectief af binnen deze tijdspanne. Zo zal je sneller de verleiding weerstaan om toch nog vlug iets anders te doen. 

Tip 7: Automatiseer taken en zorg voor protocols

Merk je dat je regelmatig hetzelfde werk aan het doen bent? Bekijk dan welke taken je eventueel kan automatiseren of zorg indien nodig voor protocols. Voorzie bijvoorbeeld een standaardtekst voor eenzelfde soort vraag van je klanten of stel een duidelijke checklist op, zodat collega’s taken in de toekomst ook vlot kunnen uitvoeren. 

Tip 8: Groepeer vergelijkbare taken

Je wint heel wat tijd door vergelijkbare taken op te sparen en ze op een vast tijdstip of dag in je werkweek in te plannen. Moet je bijvoorbeeld regelmatig bestellingen doen, facturen maken of je foto’s bewerken voor social media? Voeg die taken dan samen op één moment, zo verlies je niet telkens tijd. 

Tip 9: Wees positief

Probeer negatieve gedachten om te draaien naar positieve. Wanneer je een positieve houding anneemt, zal je ook meer initiatief nemen en over het algemeen meer succes ervaren. Vind je het moeilijk om steeds positief te denken? Dan zijn er genoeg manieren  om jezelf dat wel degelijk aan te leren. 

Tip 10: Zorg voor voldoende slaap

Last but not least: zorg voor voldoende slaap. Met een slaaptekort kan je moeilijker presteren en gaat je focus sneller verloren. Met voldoende slaap heb je genoeg energie om de dag door te komen. Zo ben je een stuk scherper en beter in staat om slimmer te werken.

Slimmer en efficiënter werken vergt tijd, geduld en discipline. Hopelijk krijg je dankzij onze tips alvast iets meer rust in je hoofd.

Succes!