Master de kunst van multitasken met deze tien tips

In je job ben je soms gedwongen om vanalles tegelijk te doen: een factuur versturen, je e-mail checken, snel nog even een telefoontje doen… De meningen over multitasking zijn echter verdeeld: terwijl sommigen gemakkelijk tussen taken kunnen schakelen, zeggen anderen dat het alleen maar afleidt. Ons brein werkt namelijk het best als we ons volledig kunnen concentreren op één taak. Hier zijn tien tips om multitasking effectief te maken.
 

#1: Het belang van effectief time-management

Goed multitasken hangt sterk samen met effectief time-management. Spring niet zomaar ongeorganiseerd in je takenpakket, maar neem vijf minuten de tijd om alle taken die je moet doen op te lijsten. Zet ze ook in volgorde van belangrijkheid. Als je ’s avonds dan de dringendste taken al klaar hebt, heb je een groter gevoel van controle en kan je gemotiveerd met al je andere taken aan de slag. 

#2: Maak je to-dolijstje zichtbaar 

Een to-dolijstje op een zichtbare plaats hangen op je werkplek kan je brein stimuleren om effectiever te multitasken. Het feit dat je je taken visueel maakt, herinnert je aan het werk dat je nog moet doen, helpt je om die taken beter te organiseren en prioriteiten te stellen. Zorg er wel voor dat je realistisch blijft bij het maken van je to-dolijstje, zodat je niet overweldigd raakt en je productiviteit juist vermindert.

#3: Werk in blokken 

Door je taken op te delen in beheersbare stukken en je te concentreren op één taak tegelijk, kun je je multitasking aanzienlijk verbeteren. Plan bijvoorbeeld een blok van twee uur voor het beantwoorden van e-mails en een ander blok voor het schrijven van een rapport. Tijdens elk blok focus je je volledig op de betreffende taak. En het beste van alles? Na elk blok kun je genieten van een welverdiende korte pauze voordat je aan de volgende taak begint. Zo werk je efficiënter en blijf je de hele dag fris en scherp.

#4: Vermijd afleiding 

Als je constant afgeleid bent, zal je werk niet vooruitgaan. En zelfs als je je taken uiteindelijk afkrijgt, heeft de afleiding vaak een negatieve invloed op de kwaliteit ervan. Afleidingen vermijden, zoals onderbrekingen door je smartphone, is dus cruciaal om je productiviteit te verbeteren en tijd te besparen. Laat je telefoon beter naast je liggen met het scherm naar beneden en probeer er in periodes van een kwartier tot een half uur niet naar om te kijken. Zo is je werk een pak sneller klaar. 

#5: Maak gebruik van technologie 

Door gebruik te maken van de juiste apps en tools kun je je taken beter organiseren en zelfs taken automatiseren. Zo kun je bijvoorbeeld gebruik maken van time-managementapps, zoals Trello of Asana, om je takenlijst te organiseren en prioriteiten te stellen. Er zijn zelfs tools die je helpen concentreren, zoals de Pomodoro-techniek. Deze techniek gebruikt timers om je werktijd op te splitsen, met korte pauzes ertussen. Hierdoor kun je je beter concentreren op één taak tegelijk, terwijl je toch tijd vrijmaakt voor andere taken.

#6: Optimaliseer je prestaties door taken te bundelen

Wanneer je taken onder handen neemt die totaal geen verband met elkaar hebben, is multitasken een grote uitdaging. Maar als je taken kiest die wel een directe link hebben, gaat het veel gemakkelijker. Door je werk te clusteren, creëer je een ritme, verhoog je je effectiviteit en optimaliseer je je prestaties.

#7: Multitask met mate

De kunst om goed te multitasken betekent ook dat je perfect weet wanneer je het niet moet doen. Als er een taak is die je volledige aandacht vereist, geef die dan ook de prioriteit die hij verdient. Dit lijkt misschien tegenstrijdig, omdat multitasking impliceert dat je meerdere dingen tegelijkertijd doet. Maar als je te veel hooi op je vork neemt, werkt dit net contraproductief. Om een effectieve multitasker te zijn, moet je soms limieten durven stellen.

#8: Durf om hulp vragen 

Misschien denk je dat je alles zelf moet doen, maar jij kan niet altijd alles doen. Om hulp vragen is soms moeilijk, vooral als je denkt dat taken laten vallen overkomt als zwakheid. Maar het tegendeel is waar: hulp vragen is juist slim. Het getuigt van inzicht en zelfbewustzijn. Bepaal alleen goed aan wie je de taken toevertrouwt. Dit kan een collega zijn met de juiste vaardigheden of iemand in een andere afdeling die meer tijd heeft om je te helpen.

#9: Houd je doelen in het oog

Het is belangrijk om doelen te gebruiken als leidraad voor je werk. Door je doelen in het oog te houden, weet je altijd waar je naartoe werkt en kun je je beter concentreren op wat echt belangrijk is. Controleer en evalueer regelmatig je vooruitgang zodat je je koers tijdig kan bijsturen om je doelen te bereiken.

#10: Blijf oefenen

Een pianoconcerto spelen, dat leer je ook niet op één dag. Met multitasken is dat net hetzelfde: het is een kwestie van blijven oefenen. Merk je in het begin dat je het nog moeilijk vindt om de taken te blijven afwisselen of je telefoon weg te leggen? Blijf doorgaan en bouw het op. Het wordt steeds makkelijker.

Dus daar heb je het - tien tips om je multitasking te verbeteren. Onthoud dat multitasking niet voor iedereen werkt en dat het belangrijk is om je te concentreren op de taak die op dat moment het belangrijkst is. Maar als je deze tips in gedachten houdt en opneemt in je dagelijkse routine, word je de kunst van multitasking toch al een beetje meester.