Maîtrisez l'art du multitâche grâce à ces dix conseils

Dans votre travail, vous êtes parfois contraint(e) de faire toutes sortes de choses à la fois : envoyer une facture, consulter vos courriels, passer un rapide coup de fil, etc. Cependant, les avis sur le multitâche sont partagés : alors que certains peuvent facilement passer d'une tâche à l'autre, d'autres prétendent que cela ne fait que les distraire. En effet, notre cerveau fonctionne mieux lorsque nous pouvons nous concentrer pleinement sur une seule tâche. Voici dix conseils pour rendre le multitâche efficace.
 

#1 : L'importance d'une gestion du temps efficace

Un multitâche efficace est étroitement lié à une bonne gestion du temps. Ne vous lancez pas de manière désorganisée dans toutes vos tâches, mais consacrez cinq minutes à dresser la liste de toutes les tâches que vous devez accomplir. Classez-les également par ordre d'importance. Le soir, si vous avez déjà terminé les tâches les plus urgentes, vous aurez un plus grand sentiment de contrôle et pourrez vous atteler à toutes les autres tâches avec motivation. 

#2 : Rendez votre liste de tâches visible 

Accrocher une liste de tâches dans un endroit visible de votre lieu de travail peut stimuler votre cerveau à effectuer plusieurs tâches à la fois avec une efficacité accrue. Le fait de visualiser vos tâches vous rappelle le travail qu'il vous reste à faire, vous aide à mieux les organiser et à fixer des priorités. Veillez cependant à rester réaliste lorsque vous dressez votre liste de tâches, afin de ne pas vous laisser submerger et de ne pas réduire votre productivité.

#3 : Travailler sous forme de blocs 

 En divisant vos tâches en parties gérables et en vous concentrant sur une seule tâche à la fois, vous pouvez améliorer votre « multitasking » de manière significative. Par exemple, prévoyez un bloc de deux heures pour répondre à vos courriels et un autre bloc pour rédiger un rapport. Pendant chaque bloc, vous vous concentrez entièrement sur la tâche à accomplir. Et la cerise sur le gâteau ? Après chaque bloc, vous pouvez profiter d'une petite pause bien méritée avant d'entamer la tâche suivante. Ainsi, vous travaillez plus efficacement et restez frais et dispos tout au long de la journée.

#4 : Évitez les distractions 

Si vous êtes constamment distrait, votre travail ne progressera pas. Et même si vous finissez par accomplir vos tâches, les distractions ont souvent un impact négatif sur leur qualité. Il est donc essentiel d'éviter les distractions, telles que les interruptions dues à votre smartphone, pour améliorer votre productivité et gagner du temps. Il est préférable de laisser votre téléphone à côté de vous, l'écran vers le bas, et d'essayer de ne pas le regarder pendant des périodes allant d'un quart d'heure à une demi-heure. Ainsi, votre travail sera terminé beaucoup plus rapidement. 

#5 : Ayez recours à la technologie 

En utilisant les bons outils et applications, vous pourrez mieux organiser vos tâches, voire les automatiser. Par exemple, vous pouvez utiliser des applications de gestion du temps, telles que Trello ou Asana, pour organiser et hiérarchiser votre liste de tâches. Il existe même des outils pour vous aider à vous concentrer, comme la technique Pomodoro. Cette technique utilise des minuteries pour scinder votre temps de travail, en insérant de courtes pauses entre deux tâches. Cela vous permet de mieux vous concentrer sur une tâche à la fois, tout en libérant du temps pour d'autres tâches.

#6 : Optimisez vos performances en regroupant certaines tâches

Lorsque vous vous attaquez à des tâches qui n'ont absolument rien à voir les unes avec les autres, le multitâche est un véritable défi. Mais si vous choisissez des tâches qui ont un lien direct, les choses sont beaucoup plus faciles. En regroupant votre travail, vous créez un rythme, vous renforcez votre efficacité et vous optimisez vos performances.

#7 : Le multitâche avec modération

L'art du multitâche consiste également à savoir parfaitement quand vous devez éviter de le faire. Si une tâche requiert toute votre attention, accordez-lui la priorité qu'elle mérite. Cela peut sembler contradictoire, car le multitâche implique justement que vous fassiez plusieurs choses en même temps. Mais si vous faites trop de choses en même temps, c'est tout simplement contre-productif. Pour être un « multitasker » efficace, il faut parfois oser fixer des limites.

#8 : Osez demander de l'aide 

Vous pensez peut-être que vous devez tout faire vous-même, mais ce n'est pas toujours possible. Il est parfois difficile de demander de l'aide, surtout si vous pensez que le fait de laisser tomber certaines tâches est un signe de faiblesse. Mais le contraire est vrai : demander de l'aide est en fait intelligent. Vous faites ainsi preuve de perspicacité et de prise de conscience de soi. Néanmoins, choisissez bien la personne à qui vous confierez les tâches. Il peut s'agir d'un collègue possédant les compétences requises ou d'une personne d'un autre service qui dispose de plus de temps pour vous aider.

#9 : Gardez un œil sur vos objectifs

 Il est important de se baser sur des objectifs comme fil conducteur pour son travail. En gardant un œil sur vos objectifs, vous saurez toujours ce que vous devez réaliser et serez mieux à même de vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Vérifiez et évaluez régulièrement vos progrès afin de pouvoir rectifier le tir à temps pour atteindre vos objectifs.

#10 : Continuez à vous exercer

Jouer un concerto pour piano ne s'apprend pas non plus en un jour. Il en va de même pour le multitâche : il s'agit de s'exercer en permanence. Vous remarquez au début que vous avez encore du mal à alterner les tâches ou à ranger votre téléphone ? Persévérez et n'abandonnez pas. Ce sera de plus en plus facile.

Voilà donc dix conseils pour améliorer votre capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois. Rappelez‑vous que le multitâche ne convient pas à tout le monde et qu'il est crucial de se concentrer sur la tâche la plus importante à ce moment-là. Mais si vous gardez ces conseils à l'esprit et les intégrez à votre routine quotidienne, vous deviendrez de toute façon un maître dans l'art du multitâche.